某日區(qū)委書(shū)記安排下午2點(diǎn)在3個(gè)點(diǎn)召開(kāi)城市建設(shè)重點(diǎn)工程協(xié)調(diào)會(huì)，已發(fā)出通知。上午，氣象臺(tái)報(bào)有臺(tái)風(fēng)，并通知書(shū)記參加省防臺(tái)抗臺(tái)工作會(huì)議。13時(shí)，書(shū)記參加完防韋帕臺(tái)風(fēng)會(huì)議回來(lái)，口授辦公室主任防臺(tái)緊急通知，20 分鐘后，口授結(jié)束，辦公室主任正待整理，上級(jí)電話(huà)至，通知市委書(shū)記于下午2時(shí)出發(fā)到本區(qū)現(xiàn)場(chǎng)檢查防臺(tái)工作，同時(shí)，要求辦公室主任2時(shí)前前往市政府迎接書(shū)記。請(qǐng)問(wèn)，如果你是辦公室主任，如何處理此事。

　　[分析]

　　該案例發(fā)生3個(gè)緊急事項(xiàng)：

　　（1）現(xiàn)場(chǎng)檢查工作與協(xié)調(diào)會(huì)發(fā)生沖突；

　　（2）檢查點(diǎn)亟待安排；

　　（3）迎接與整理通知無(wú)法分身。需要統(tǒng)籌兼顧。

　　[處理方法]

　　第一，迅速向書(shū)記請(qǐng)示匯報(bào)，以了解書(shū)記處理態(tài)度和意見(jiàn)，確保信息真實(shí)，正確決策。

　　第二，迅速交代口授材料整理人員，擬制好通知。

　　第三，親自前往市政府迎接領(lǐng)導(dǎo)。

　　[發(fā)展]

　　書(shū)記意見(jiàn)：協(xié)調(diào)會(huì)時(shí)間不變、地點(diǎn)不變，協(xié)調(diào)會(huì)內(nèi)容和現(xiàn)場(chǎng)檢查工作兩事合一。

　　[分析]

　　此意見(jiàn)是化解危機(jī)的絕妙方法，首先，協(xié)調(diào)會(huì)時(shí)間地點(diǎn)不變以體現(xiàn)通知的嚴(yán)肅性，內(nèi)容合二為一以體現(xiàn)辦事高度靈活性。

　　[處理方法]

　　第一，按照書(shū)記要求，交代在家秘書(shū)迅速通知有關(guān)人員，增加防臺(tái)內(nèi)容；

　　第二，兵分二路，約定第一個(gè)點(diǎn)匯集點(diǎn)，隨帶雨具。

　　[發(fā)展]

　　3個(gè)點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)檢查完成后，市領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)決定，到區(qū)政府聽(tīng)取全區(qū)防臺(tái)情況匯報(bào)。

　　[分析]

　　視察進(jìn)行中臨時(shí)出題，要求辦公室具有一定的應(yīng)急能力，首先，要安排好會(huì)議室，做好會(huì)務(wù)接待；第二，要通知相關(guān)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)參加匯報(bào)會(huì)；第三，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備必要匯報(bào)材料。

　　[處理辦法]意見(jiàn)

　　第一，請(qǐng)求書(shū)記，根據(jù)書(shū)記意見(jiàn)，迅速通知在家秘書(shū)，安排好會(huì)務(wù)、通知出席領(lǐng)導(dǎo)；

　　第二，迅速把緊急通知和領(lǐng)導(dǎo)筆記本提前交會(huì)議室，以便領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　[小結(jié)]

　　此為辦會(huì)成功案例：其一，請(qǐng)示及時(shí)、指示明確；其二，團(tuán)隊(duì)合作配合默契，內(nèi)外司職快速；第三，團(tuán)隊(duì)成員具有處理公務(wù)的基本素質(zhì)。