一般來說，求職信是屬于書信―類的，故其基本格式也應當符合書信的一般要求。一個人的書信如果寫得精彩，那么可以肯定他的求職信也不會差到哪里去。求職信的基本格式與書信無異，主要包括收信人稱呼、正文、結尾、署名、日期和附錄共六個方面的內容。
稱呼：求職信的稱呼與一般書信不同，書寫時須正規(guī)些，如果寫給國家機關或事業(yè)單位的人事部門負責人，可用“尊敬的××處(司)長”稱呼；如果是“三資”企業(yè)首腦，則用“尊敬的××董事長(總經(jīng)理)先生；如果是各企業(yè)廠長經(jīng)理，則可稱之為“尊敬的××廠長(經(jīng)理)”；如果寫給院校人事處負責人或校長的求職信，可稱“尊敬的××教授(校長、老師)”。
求職信不管寫給什么身份的人，都不要使用“××老前輩”、“××”師兄(傅)”等不正規(guī)的稱呼。如果打探到對方是高學歷者，可以用“××博士”、“××碩士”稱呼之，則其人會更為容易接受，無形中對你產(chǎn)生一種親切感。
正文：求職信的中心部分是正文，形式多種多樣，但內容都要求說明求職信息的來源、應聘職位、個人基本情況、工作成績等事項。首先，寫出信息來源渠道，如：“得悉貴公司正在拓展省外業(yè)務，招聘新人，且昨日又在《××商報》上讀到貴公司招聘廣告，故有意角逐營業(yè)代表―職。”記住不要在信中出現(xiàn)“冒昧”、“打攪”之類的客氣話，他們的任務就是招聘人才，何來“打攪”之有?
如果你的目標公司并沒有公開招聘人才，也即你并不知道他們是否需要招聘新人時，你可以寫一封自薦信去投石問路，如“久聞貴公司實力不凡，聲譽卓著，產(chǎn)品暢銷全國。據(jù)悉貴公司欲開拓海外市場、故冒昧寫信自薦，希望加盟貴公司。我的基本情況如下……”這種情況下用“冒昧”二宇就顯得很有禮貌。
其次，在正文中要簡單扼要地介紹自己與應聘職位有關的學歷水平、經(jīng)歷、成績等，令對方從閱讀完畢之始就對你產(chǎn)生興趣。但這些內容不能代替簡歷，較詳細的個人簡歷應作為求職信的附錄。
最后，應說明能勝任職位的各種能力，這是求職信的核心部分。目的無非是表明自己具有專業(yè)知識和社會實踐經(jīng)驗，具有與工作要求相關的特長、興趣、性格和能力。 總之，要讓對方感到，你能勝任這個工作。在介紹自己的特長和個性時，一定要突出與所申請職位有聯(lián)系的內容，千萬不能寫上那些與職位毫不沾邊的東西，比如你應聘業(yè)務代表一職，印在求職信中大談“本人好靜，愛讀小說”等與業(yè)務無關的性格特征，結果肯定是“玩完”。
結尾：一般應表達兩個意思，―是希望對方給予答復，并盼望能夠得到參加面試的機會；二是表示敬意、祝福之類的詞句。如“順祝愉快安康”、“深表謝意”、“祝貴公司財源廣進”等，也可以用“此致”之類的通用詞。
最重要的是別忘了在結尾認真寫明自己的詳細通訊地址、郵政編碼和聯(lián)系電話，如果讓你的親朋好友轉告，則要注明聯(lián)系方式方法以及聯(lián)系人的姓名以及與你的關系，以方便用人單位與之聯(lián)系。
署名：按照中國人的習慣，直接簽上自己的名字即可。國外一般都在名字前“你誠摯的、你忠實的、你信賴的”等之類例形容詞，這種方法不能輕易效法。
日期：寫在署名有下方，應用阿拉伯數(shù)字書寫，年、月、日都全寫上。
附錄：求職信一般要求和有效證件一同寄出，如學歷證、職稱證、獲獎證書、身份證的復印件，并在正義左下方――注明。